Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, chủ shop hoặc người mới khởi nghiệp thường làm mọi việc một cách “tự phát”:
Gặp khách thì bán – ai hỏi thì trả lời – ai chốt thì giao, còn không thì… thôi. Giải pháp cho vấn đề trên là: xây dựng một quy trình bán hàng rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện, để bất kỳ ai trong đội nhóm cũng có thể làm được – và bạn không cần phải xuất hiện 100% để mọi thứ vận hành.
1. Quy trình bán hàng là gì? Vì sao doanh nghiệp nhỏ bắt buộc phải có?
Quy trình bán hàng là tập hợp các bước từ lúc tiếp cận khách hàng cho đến khi chốt đơn, giao hàng và chăm sóc sau mua.
Nếu không có quy trình, bạn sẽ:
- Tư vấn lặp đi lặp lại
- Mất khách vì trả lời chậm, tư vấn thiếu thống nhất
- Không đo lường được hiệu quả và lý do mất đơn
Ngược lại, khi có quy trình, bạn sẽ:
- Tư vấn nhanh hơn – hiệu quả hơn
- Đào tạo nhân viên mới dễ dàng
- Tăng tỉ lệ chốt đơn và giữ chân khách lâu dài
2. 6 bước cơ bản của một quy trình bán hàng hiệu quả
Bước 1: Thu hút khách hàng tiềm năng
Đây là giai đoạn khách biết đến bạn, nhờ các hoạt động như:
- Đăng bài trên Facebook cá nhân/fanpage
- Chạy quảng cáo
- Làm video TikTok
- Tối ưu SEO website/blog
- Tạo phễu tặng quà (ebook, ưu đãi…)
Mục tiêu: Khách bắt đầu quan tâm và chủ động tương tác.
Bước 2: Kết nối và tạo ấn tượng
Khi khách bắt đầu nhắn tin, gọi điện, để lại thông tin – đây là lúc bạn cần:
- Trả lời nhanh chóng, chuyên nghiệp
- Gửi lời chào thân thiện
- Giới thiệu rõ ràng bạn là ai, bán gì, giải pháp ra sao
- Không tư vấn tràn lan – mà tập trung vào vấn đề của khách
Mục tiêu: Xây dựng lòng tin ban đầu – khiến khách muốn tiếp tục trò chuyện.
Bước 3: Tư vấn theo nhu cầu – không “bắn đại trà”
Rất nhiều người bán hàng mắc lỗi gửi 1 tin nhắn mẫu cho tất cả khách, dẫn đến khách đọc rồi im lặng.
Hãy thay đổi:
- Đặt câu hỏi khai thác nhu cầu
- Chọn sản phẩm đúng với hoàn cảnh, ngân sách của khách
- Cá nhân hóa lời tư vấn
Mục tiêu: Làm khách cảm thấy “mình đang được phục vụ, không bị bán”.
Bước 4: Chốt đơn nhẹ nhàng
Đừng chỉ hỏi:
“Chị mua không?”
“Em lên đơn nha?”
Thay vào đó, dùng câu hỏi gợi ý:
“Chị muốn thử combo tiết kiệm trước hay dùng liệu trình trọn gói để hiệu quả ổn định hơn?”
“Em giữ khuyến mãi này cho chị đến hôm nay nhé, mai em chốt hàng luôn ạ?”
Mục tiêu: Khách tự đưa ra quyết định – bạn chỉ là người hỗ trợ.
Bước 5: Giao hàng và xác nhận
Bước này tưởng đơn giản nhưng rất nhiều người bỏ qua hoặc làm không tới:
- Ghi rõ địa chỉ, số điện thoại
- Gửi tin nhắn xác nhận sau khi chốt đơn
- Thông báo thời gian giao hàng dự kiến
- Sau khi khách nhận hàng, hãy nhắn hỏi: “Chị nhận được hàng chưa ạ?”
Mục tiêu: Tạo cảm giác chuyên nghiệp – tăng niềm tin cho lần mua tiếp theo.
Bước 6: Chăm sóc sau bán
Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ chỉ chăm chăm vào việc tìm khách mới mà quên mất chăm sóc người đã mua – trong khi đó là “mỏ vàng”.
Hãy:
- Gửi lời cảm ơn
- Hỏi thăm sau vài ngày sử dụng
- Tặng tài liệu hướng dẫn hoặc voucher cho lần mua sau
- Xin feedback để cải thiện và làm nội dung marketing
Mục tiêu: Tạo khách hàng trung thành – để họ quay lại và giới thiệu người khác.
3. Mẫu quy trình bán hàng đơn giản cho chủ shop/doanh nghiệp nhỏ
Bạn có thể áp dụng quy trình sau (có thể in ra dán tại cửa hàng hoặc chia sẻ cho đội nhóm):
- Tiếp nhận thông tin khách hàng (tên, nhu cầu, nguồn đến)
- Gửi tin nhắn tư vấn mẫu + đặt 2 câu hỏi nhu cầu
- Gợi ý 2 combo sản phẩm phù hợp
- Gợi ý chốt đơn bằng 1 câu hỏi
- Ghi đơn + xác nhận lại chi tiết
- Giao hàng + thông báo khách
- Chăm sóc sau bán (ngày 3 và ngày 7)
- Lưu vào danh sách khách cũ – chuẩn bị cho lần chăm tiếp theo
4. Công cụ hỗ trợ quy trình bán hàng
- Google Sheet: theo dõi đơn hàng, trạng thái, thông tin khách
- Tin nhắn mẫu (template): giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tư vấn
- CRM mini: lưu lịch sử khách hàng
- Chatbot hoặc trả lời nhanh: giảm áp lực trả lời thủ công
Kết luận
Một doanh nghiệp nhỏ nhưng có quy trình rõ ràng sẽ hoạt động chuyên nghiệp hơn rất nhiều, tạo được niềm tin cho khách hàng, đào tạo nhân viên dễ hơn, và đặc biệt là giúp bạn giảm áp lực “ôm hết việc vào người”.
Bạn không cần hệ thống phức tạp – chỉ cần một quy trình đơn giản, rõ ràng, và nhất quán là đã có thể chốt được nhiều đơn, giữ chân khách cũ và tăng doanh thu bền vững.